Wieder mal den ganzen Tag im Büro rotiert und trotzdem nichts geschafft? Da gibt’s nur eins: Raus aus der Affenfalle! So managen wir endlich richtig.

Die Frage ist ein echter Klassiker: „Chef, haben Sie mal eben eine Minute?“. Besonders gern stellen Mitarbeiter sie dem Vorgesetzten, wenn sie ihm zufällig auf dem Büroflur oder im Fahrstuhl über den Weg laufen. Der gewiefte Manager weiß: So harmlos die Frage klingt, so schnell wächst sie sich zu einem Problem aus. Und zwar zu seinem.

Christian Brocke, Gründer eines Online-Portals, kennt die Situation. Weil sein Budget in der Startphase schmal war, setzte er auf Freelancer und studentische Mitarbeiter. Die gaben sich ständig die Klinke in die Hand. Brocke schien bald der Einzige, der den Überblick hatte.

Statt sich um seine Kernaufgaben zu kümmern – Zielgruppen identifizieren, Partner akquirieren und ein schlagkräftiges Team aufbauen –, hatte er plötzlich tausend Kleinigkeiten am Hals. „An manchen Tagen musste ich alle fünf Minuten eine andere Frage beantworten: Wo ist das Briefpapier? Wie stelle ich Telefonate durch? Wie soll meine E-Mail-Signatur aussehen?“, sagt Brocke. Seine eigentliche Arbeit litt, seine Laune auch.

„Führungskräfte laufen permanent Gefahr, in die operativen Tiefen des Tagesgeschäfts hineingezogen zu werden und sich um Aufgaben zu kümmern, die eigentlich ihre Mitarbeiter erledigen sollten“, weiß Top-Management-Trainer Jan Roy Edlund. „Monkey Business“ tauften die Managementberater William Oncken und Donald L. Wass 1974 das Prinzip der Rückdelegation.

Der Monkey, der Affe, symbolisiert dabei eine Aufgabe, die eigentlich ein Mitarbeiter übernehmen sollte. Doch weil der damit nicht zurande kommt, versucht er, das Problem auf den Vorgesetzten abzuwälzen, der ihm die Aufgabe übertragen hat. Und am Ende sitzt der Affe dann auf dem Schreibtisch des Chefs.

Endstation Burn-out

„Es gibt Mitarbeiter, die regelrechte Strategien entwickeln, mit denen sie ihre Affen beim Chef abladen können, Mitleid zum Beispiel oder Eskalationsdrohungen“, sagt Edlund. Besonders fatal: Wenn sich im Team erst herumspricht, dass es ganz einfach ist, seine Arbeit vom Chef machen zu lassen, gibt es kein Halten mehr.

Ein häufiger Fehler der Chefs begünstigt diese Entwicklung: „Viele Führungskräfte denken, sie müssten alles mitentscheiden, um ihre Macht zu untermauern“, hat Edlund beobachtet. Die Mitarbeiter bekommen dadurch den Eindruck, selbstständige Problemlösung sei von ihnen nicht gefordert. Sie lehnen sich entspannt zurück und lassen den Chef machen.

Deutliche Warnhinweise: Quillt das E-Mail-Postfach des Vorgesetzten von CC-Mails seiner Mitarbeiter über, wird er in zu viele Details einbezogen. Hetzt er außerdem von einem Meeting mit seinen Mitarbeitern zum nächsten, greift er ihnen vermutlich zu häufig bei Jobs unter die Arme, die sie eigentlich selbstständig erledigen sollten. Irgendwann muss die Woche für den Chef dann 70 Stunden haben, weil er sonst seine eigentlichen Aufgaben nicht mehr schafft. Schlimmstenfalls droht ein Burn-out.

Den Affen bewerten und zurückgeben

„Manager müssen in erster Linie managen – sie müssen Dinge erledigen lassen, nicht Dinge selbst tun“, sagt Edlund. Selbstverständlich wird keine gute Führungskraft einem Mitarbeiter seine Hilfe verweigern, wenn dieser ihn darum bittet. Doch: „Die Kunst des Monkey Management besteht darin, den Affen anzuschauen, ihn richtig zu bewerten und zurückzugeben, damit der Besitzer das Problem selbst lösen kann“, sagt Affen-Experte Edlund. Dabei helfen einige ganz einfache Tipps. Wichtig zu wissen: Die Besprechung eines Problems sollte in einem formalen Rahmen abgehalten werden statt spontan während der Kaffeepause im Aufenthaltsraum und zwischen Tür und Angel.

Affenvorführung nur mit Termin

Chef und Mitarbeiter vereinbaren einen Termin von maximal 15 Minuten. Nur wer gut vorbereitet ist, darf seinen Affen vorführen. Der Mitarbeiter skizziert Aufgabe, Problem und warum er bislang an der Lösung gescheitert ist. Der Chef kann ihn durch gezielte Fragen unterstützen. Wie die Lösung aussieht, hängt vom Problem ab. „Fehlen dem Mitarbeiter etwa Informationen, muss der Vorgesetzte ihn in die Lage versetzen, sie sich zu besorgen. Braucht er eine Entscheidung, muss der Chef den Mitarbeiter gegebenenfalls dazu anhalten, eine saubere Entscheidungsvorlage aufzubereiten. Will der Mitarbeiter wissen, ob er auf dem richtigen Weg ist, werden Erwartungen, Planung und Aktivitäten abgeglichen“, erklärt der Management-Experte. Das Ziel des Gesprächs steht von vornherein fest: Der Mitarbeiter verlässt das Büro und kann die Aufgabe selbstständig weiter bearbeiten – er nimmt den Affen wieder mit.

Christian Brockes Start-up ist auf Erfolgskurs, nicht zuletzt, weil er ein versierter Monkey Manager ist. Stellt ein Team-Mitglied dem Chef eine Frage, führt Brocke ihn mit gezielten Gegenfragen zur Antwort. Will ihm jemand eine Präsentation nach dem Motto „Ich hab da mal was versucht“ auf den Schreibtisch legen, wittert Brocke sofort den Affen. Dann fordert er den Urheber auf, ihm die Unterlagen nur zu übergeben, wenn er selbst damit vollkommen zufrieden ist. Zögert der Kollege, schickt Brocke ihn zurück an die Arbeit

Selbstcheck:

Bin ich ein Affenzähmer? Wie gut sind Sie im Delegieren? Nehmen Sie sich drei Minuten Zeit und finden Sie es rasch heraus.

1. Ich kümmere mich um das große Ganze, Detailarbeit überlasse ich meinem Team.

2. Ich halte meine Mitarbeiter immer mit allen wichtigen Informationen zu ihren Projekten auf dem Laufenden.

3. Wenn ein Teammitglied spontan mit einem Problem zu mir kommt, vereinbare ich einen Gesprächstermin mit ihm.

4. Wenn ich mit einem Mitarbeiter ein Problemgespräch führe, fordere ich ihn auf, mir Lösungsvorschläge zu unterbreiten.

5. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe anders löst, als ich es täte, greife ich nicht ein.

Auswertung:

Fünfmal Antwort „Ja“: Glückwunsch: Sie sind ein geschickter Monkey Manager. Sie haben die Aufgabenverteilung im Team perfekt gelöst und unterstützen Ihre Mitarbeiter bestens. Und sicher wissen Sie auch: Wenn Sie Ihr Team oder einzelne Kollegen für deren selbstständige Arbeitsweise ab und zu loben, hebt das die Stimmung ungemein.

Drei- bis viermal Antwort „Ja“: Sie sind schon auf dem richtigen Weg, den Affen zu zähmen. Aber versuchen Sie, Ihre Führungsposition durchgängig einzunehmen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, optimale Arbeit abzuliefern, schaffen Sie sich die nötigen Freiräume für Ihre Managementtätigkeiten. Und vergessen Sie nicht: Wer sich weiterentwickelt, macht auch mal einen Fehler.

Auswertung Kann es sein, dass Sie glauben, ohne Sie liefe in Ihrem Team nichts rund? Dann sollten Sie umsteuern. Statt immer wieder Aufgaben zu übernehmen, die eigentlich Ihre Mitarbeiter erledigen müssten, halten Sie sich ab sofort aus Detailfragen heraus. Bieten Sie Ihre Hilfe an, coachen Sie Ihre Mitarbeiter, aber stellen Sie klar, dass die Verantwortung für die Erledigung ihrer Aufgaben bei den Teammitgliedern liegt.

Interview: „Der Chef coacht das Team, er schießt keine Tore.“

Affenabwehr: Experte Jan Roy Edlund sagt, wie’s geht.

Gibt es Menschen, die leichter in die Affenfalle gehen?

Gefährdet sind vor allem Manager, die ein hohes Kontrollbedürfnis haben, gern im Mittelpunkt stehen und alle Entscheidungen selbst treffen. Deren Mitarbeiter lernen schnell, dass sie Arbeit und Verantwortung an den Chef zurückdelegieren können.

Wie führen Manager denn nun richtig?

Lassen Sie es mich einmal in einer Analogie ausdrücken: Jeder Chef sollte sich als eine Art Fußballtrainer verstehen, der Topspieler gewinnt, Strategie und Taktik bestimmt und sein Team befähigt, selbstständig zu spielen. Ein Coach ist nicht Teil der Mannschaft, er spielt nicht selbst auf dem Platz und schießt keine Tore.

Muss nicht manchmal der Chef bestimmte Arbeiten erledigen, einfach weil er es am besten kann?

Nur in Ausnahmefällen. Sonst wäre er nicht der Chef, sondern Experte, das ist ein anderer Karriereweg. Entweder delegiert er die Aufgabe an einen kompetenten Mitarbeiter, oder er coacht diesen, bis der das Projekt selbst bewältigt. Einsteigern kann er einen erfahrenen Kollegen an die Seite stellen. Dabei sollte immer klar sein: Lernen ohne Fehler ist kaum möglich.

Sollten Manager nicht härter arbeiten als ihr Team?

Manager sollten nicht unbedingt mehr arbeiten, sondern sich auf ihre eigentlichen Chef-Aufgaben konzentrieren. Ein guter Monkey Manager arbeitet nicht mehr, sondern vor allem anders. Im optimalen Fall kann der Manager durch weniger arbeiten mehr erreichen.

Zur Person

Nach dem Studium in St. Gallen und Harvard avancierte Dr. Jan Roy Edlund zu einem der gefragtesten Management-Trainer Europas. Der Leiter der Human Resources International AG betreute bereits über 35.000 Manager.

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